La paperasse
Comment s’occuper
Qui dit entreprise dit papier… Mutuelle, assurance, démarchage, gestion de projet avec les cahiers des charges et suivi de projet puis comptabilité.
Il est important de bien maitriser cette partie dans le but de :
– se protéger (et protéger le client)
– savoir où l’on en est sur les dépenses
– connaitre nos recettes
J’aborderai rapidement les cahiers des charges ainsi que les propositions de devis, devis et la partie facturation avec les acomptes et la facture de solde de tout compte.
CDC
Cahier des charges
Tout dépend vos clients et le type de client, mais la plupart ne disposent pas d’un cahier des charges.
Il s’agit d’un document sur plusieurs pages expliquant le projet, délimitant l’intervention du ou des prestataires et présentant les fonctionnalités du site.
Il peut aussi faire état d’un calendrier, mentionner les délais de livraison, présenter les livrables attendus, parler des modalités de paiement, de l’évolution du devis initial si de nouvelles choses venaient à se greffer à la demande initiale et parler des pénalités de retard.
Ce document qui doit être validé par les deux parties vous protège vous, mais aussi votre client.
De même, lorsque l’on parle de pénalités de retard, elles peuvent s’appliquer au client comme au prestataire.
Il est important de créer ce type de document s’il n’existe pas ou d’apporter des points de précisions sur celui du client s’il existe dans le but de bien limiter son intervention et ses retours.
Si l’on mentionne juste validation d’un logo, le client peut nous demander de faire des modifications abusives de ce qu’on lui a présenté, tandis que si on limite le nombre de retour à deux ou trois, celui-ci devra synthétiser sa demande et être certains de ne pas oublier quoi que ce soit.
Pour les sites j’y décris aussi précisément ce que l’on trouvera dans chacune des pages types, ce qui ne m’empêche pas de soumettre de nouvelles idées à mon client. Cela me permet d’être certain que celui-ci ne me demande pas d’ajouter quelque chose de non convenu au départ et cela lui permet de mieux se représenter le contenu de la page final.
En abordant le paiement dans le cahier des charges, on peut faire en sorte d’échelonner la somme.
Il est commun de demander 30 % d’acompte et 70 % de la somme restante à la mise en ligne du site. Or, il peut arriver que des projets s’étalent sur 6 mois, 1 an voir plus… En lissant les factures en 30 30 40, cela incite le client à plus de réactivité, car avant d’avoir son produit en ligne il a déjà payé 60 % du total.
La rédaction de ce document est longue. Mais une fois qu’il est créé, il s’agit de modifier quelques pages. Et un document structuré et détaillé rassure le client.
Proposition de devis et devis
avant de s’engager
Lorsqu’on me demande une demande de tarif concernant un logotype ou un site, je récupère un maximum d’informations pour proposer à mon client une proposition de devis.
Cette proposition de devis n’est pas un devis, mais vient l’informer du type d’intervention que j’effectuerai, des délais de réalisation et d’un prix.
Dans le cas où tout convienne à la personne, là je rédige le CDC et créer le devis qui sera à signer par les deux parties afin d’être valide.
Pourquoi faire une proposition de devis et pas directement un devis ? Parce que je ne rédige pas un CDC pour une proposition de devis, mais que je rédige un CDC pour chaque devis.
Que retrouve ton dans un devis :
Nos coordonnées : Nom prénom, adresse, téléphone
Les coordonnées du client : Société, adresse, téléphone
Une date de création
Un délai de validité
J’ajoute un numéro de devis dans le cas ou il y aurait plusieurs missions
Le type d’intervention
Le détail de l’intervention en essayant d’être le plus clair possible
Le prix (HT et TTC si l’on est assujetti à la TVA)
Tout en bas de mes devis l’on retrouve : Mes coordonnées, mon statut et siret
Le devis est à signer par les deux parties pour être validé. J’y intègre une ligne mentionnant que la signature du devis entraine la validation du CDC qui est remis en même temps.
Facture
Acompte, présentation de maquette et solde
Comme mentionné plus haut en général la facturation se présente fréquemment en 30 70 :
30 % d’acompte
70 % à la fin projet
Il m’est déjà arrivé d’avoir des projets trainant sur 6 mois, 1 an et même 2 ans…
Dans la majorité des cas les projets se sont étalés, car le client ne prenait pas le temps de rassembler son contenu textuel ou photographique pour terminer le projet. Imaginez donc un site finalisé dans lequel il ne reste plus qu’a intégré du contenu, donc un travail fini pour lequel vous n’avez été payé que 30 % d’une somme totale…
C’est d’une part peu et d’autre part lorsque l’on signe un devis la somme rentre dans un prévisionnel… Prévisionnel faussé dans le cas d’un projet qui dépasse 1 an…
Le fait de lisser les paiements pousse le client à plus s’investir, lui évite de nous faire faux bond et nous permet de limiter la casse liée au prévisionnel.
Avec une facturation en 30 30 40 je demande :
30 % d’acompte à mon client
30 % lors de la présentation des maquettes graphiques
40 % à la fin du projet
N’étant pas tout à fait rentable avec les 60 % encaissé cela me permet de faire face malgré tout à mes dépenses et aux cotisations. Et un client qui paie 60 % d’un projet avant le fin projet est, à mon sens plus investi.
Autre avantage : Si le client souhaite faire faux bond et avorter le projet avant sa fin pour d’obscures raisons.
Avec 60 % de dépense, la personne y réfléchira à deux fois et avoir 60 % d’un montant total pour juste une phase de réalisés est pour la peine très rentable.
Que retrouve ton dans une facture ?
Nos coordonnées : Nom prénom, adresse, téléphone
Les coordonnées du client : Société, adresse, téléphone
Une date de création
Un délai de paiement
Le ou les types de paiements (chèque ou virement avec le RIB)
Un numéro de facture unique
Un intitulé : Facture d’acompte, de présentation de maquette, de solde
Le prix (HT et TTC si l’on est assujetti à la TVA).
En micro ou EI avec un CA en dessous des 34 400 € sans application de la TVA il faut ajouter la mention : TVA non applicable article 293 B du CGI.
La mention légale faisant état des pénalités de retard.
Tout en bas de mes factures l’on retrouve : Mes coordonnées, mon statut et siret
Chaque facture doit avoir un numéro unique, et une facture n’est pas rattachée à un code client.
Le numéro unique des factures doit être réalisé de manière chronologique.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
À partir du 1er janvier 2026, toute facture devra être réalisée via un outil identifiant cette dernière. Ceci dans le but de lutter contre la fraude, notamment à la TVA. L’utilisation d’un logiciel de facturation validé par les hautes instances deviendra donc obligatoire.
